Como usar el filtrado de exel para encontrar datos rapidamente

A la mayoría de los usuarios les resultan muy útiles las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel para reunir información sobre clientes, productos, ingresos de ventas y otros tipos de datos. Pero cuando el volumen de los datos de una sola columna de la hoja de trabajo llega a incluir docenas de columnas o filas, resulta todo un reto repasarlos. Si, por ejemplo, deseas aislar en los últimos seis meses los diez mejores clientes de una región determinada, es posible que tardes mucho tiempo revisando los datos introducidos.Afortunadamente, Excel incluye una función de Autofiltro fácil de usar que permite mostrar sólo lo que se necesita ver y ocultar el resto de información. Al aplicar un filtro, los datos no se modifican. En cuanto se elimina el filtro, todos los datos vuelven a aparecer tal como estaban antes..
A continuación se describe cómo usar la herramienta Autofiltro de Excel

1.Asegúrate de que el tipo de datos sea el mismo en todas las columnasEn la hoja de cálculo, en la fila superior de cada columna debe mostrarse un encabezado que describa el contenido de la columna, como por ejemplo "Número de producto" o "Cliente".

Todos los datos de cada columna deben ser del mismo tipo. Por ejemplo, en una columna no se puede mezclar texto con números, ni números con fechas.
2. Activar el AutofiltroAhora haz clic dentro de cualquier celda de datos y activa el Autofiltro haciendo lo siguiente:8 En Office Excel 2003, haz clic en el menú Datos, elige Filtro y después haz clic en Autofiltro.8 En Office Excel 2007, haz clic en la pestaña Datos y, en el área Sort & Filter (Ordenar y filtrar), haz clic en Filter (Filtro).Las flechas del Autofiltro aparecen ahora a la derecha de cada encabezado de columna.

Nota: si antes de hacer clic en la opción Autofiltro seleccionas toda una columna en lugar de una celda, sólo se mostrará una flecha de Autofiltro en la columna seleccionada, no en todas las columnas de datos.

3. Empezar a filtrar datosSupongamos que la hoja de trabajo contiene datos de ventas por clientes. Cada entrada de cliente incluye información sobre la ubicación del cliente, los productos que adquiere, las fechas de compra, los ingresos y el margen de beneficio de cada compra. Tal vez deseas ver la actividad de ventas sólo para los clientes de la región Oeste. Excel puede ayudarte a hacerlo.Para ver sólo la actividad de ventas de clientes de la región Oeste, haz clic en la flecha Autofiltro de la columna cuyo encabezado sea Región. Cuando hagas clic en una flecha Autofiltro, se mostrará una lista. En la lista se muestran todos los elementos de la columna, en orden alfabético o numérico, de manera que puedas buscar rápidamente el artículo que desees. En este caso, te desplazarás hasta Oeste y harás clic.

Cuando hagas clic en Oeste, Excel ocultará todas las filas de la hoja de trabajo excepto las que contienen ese texto en la columna.

4. Aplicar filtros adicionalesSi deseas centrarte en información aún más específica, puedes volver a filtrar por otra columna, después por otra, y así sucesivamente. Para aplicar un filtro puedes hacer clic en la flecha que hay junto a cualquier encabezado de columna.Después de filtrar por Región, por ejemplo, puedes hacer clic en la flecha de Autofiltro de la columna Número de producto y filtrar esa columna para ver sólo los clientes de la región Oeste que hayan adquirido el número de producto 12-100.

Puedes filtrar las columnas en cualquier orden que elijas. Los filtros se aplican progresivamente, según el orden en que los apliques. Cada filtro limita los datos sobre los que se puede aplicar el filtro siguiente.
5. Usar técnicas de filtrado avanzadasExcel también permite realizar tipos de filtrado más sofisticados. Dos tipos especialmente útiles son el de diez mejores y el filtrado personalizado.Búsqueda de los diez mejores (o peores) de una columnaEl filtro de diez mejores se puede usar en columnas numéricas o de fechas. Con los diez mejores puedes buscar los diez elementos superiores o inferiores (los números o fechas más grandes o más pequeños). Y no estás limitado a encontrar los diez elementos superiores o inferiores. Se puede elegir cuántos elementos se desea ver: sólo 1 o hasta 500. Se pueden usar los diez mejores para buscar los productos con el precio más alto o más bajo, para identificar empleados con las fechas de contratación más recientes o para ver los estudiantes con las mejores o peores notas.Para usar la característica de los diez mejores en una columna de datos de Excel 2003, haz clic en una celda de datos de la columna y después haz clic en la fecha de Autofiltro de la columna.8 En Excel 2003, haz clic en (10 mejores…) que hay junto a la parte superior de la lista desplegable.8 En Excel 2007, haz clic en Numbered Filters (Filtros numerados) y después selecciona Top 10 (10 mejores).Se abrirá el cuadro de diálogo Top 10 AutoFilter (Autofiltro de los diez mejores). En el cuadro de diálogo, selecciona Top (Superior) o Bottom (Inferior). A continuación, selecciona un número. Por último, selecciona Items (Elementos) o Percent (Porcentaje).Puedes filtrar las columnas en cualquier orden que elijas. Los filtros se aplican progresivamente, según el orden en que los apliques. Cada filtro limita los datos sobre los que se puede aplicar el filtro siguiente.Uso de filtros personalizadosCuando se filtra eligiendo desde la lista desplegable de Autofiltro, se oculta todo excepto la elección realizada. Si deseas ver más de una selección en una columna, puedes crear filtros personalizados.Para crear un filtro personalizado,8 En Excel 2003, haz clic en (Personalizar...) cerca de la parte superior de la lista desplegable.8 En Excel 2007, haz clic en Numbered Filters (Filtros numerados) y a continuación haz clic en Custom Filter (Filtro personalizado).Se abrirá el cuadro de diálogo de Autofiltro personalizado. Ahora puedes especificar dos requisitos de filtrado par la columna de datos. Por ejemplo, se pueden ver clientes que adquirieron los números de producto 12-100 y 12-500.Nota: asegúrate de seleccionar el botón Or (O), ya que en caso contrario no verás ningún resultado.

6. Desactivar el filtradoLa manera de eliminar los filtros depende de la cantidad de filtros que hayas aplicado y de las columnas de las que quieras eliminarlos.8 Para eliminar un filtro de una columna, haz clic en la flecha de Autofiltro que hay junto a esa columna y a continuación haz clic en Todo. Con esa opción se mostrarán todas las filas que ocultaba el filtro.8 Para eliminar todos los filtros a la vez, elige Filtro en el menú Datos, y después haz clic en Mostrar todo. Con esa opción se mostrarán todas las filas ocultas por todos los filtros de la hoja de trabajo pero dejará activada la opción Autofiltro.8 Para desactivar el Autofiltro, señala a Filtro en el menú Datos y después haz clic en Autofiltro.8 Para eliminar los filtros de la hoja de cálculo, deja sin seleccionar Autofiltro (Excel 2003) o Filter (Excel 2007) del menú Excel. Volverán a aparecer todos los datos de la hoja de cálculo.

Cuadro Final

Sueldo Anual

=k6*13

Sueldo Neto

=SUMA(D6;J6)-(E6+F6)-(E6+F6)

PLUS 1

=SI(L6>10;D6*15/100;0)

PLUS 2

=SI(L6<15;0;si(l6<=21;d6*25/100;d6*33/100))

Filtro comun - Autofiltro

Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requieran de filtros con criterios simples.

Filtros Avanzados

Autofiltro permite filtrar una lista de acuerdo a una serie de criterios. Por cada columna podemos elegir hasta dos criterios, combinándolos con los operadores Y (AND) u O (OR).Autofiltro es una gran herramienta para filtrar datos, pero en ciertas ocasiones resulta limitada. En muchos de esos casos podemos utilizar Filtro Avanzado. En esta nota veremos otros usos de Filtro Avanzado.

Empecemos por considerar esta lista de nombres con sus respectivas edades.

Como pueden ver hemos dejado algunas líneas en blanco por encima de la lista. Esto es necesario para permitir introducir los criterios con los cuales queremos filtrar la lista.

Supongamos que queremos filtrar la lista de manera que vemos todas las personas mayores de 40 años o menores de 30 años. El primer paso consiste en copiar los encabezamientos de las columnas en la fila 1; luego escribimos los criterios en las celdas B2 y B3

Ahora abrimos el menú Datos—Filtro--Filtro Avanzado y señalamos la tabla de datos y el rango que contiene los criterios.

Apretamos aceptar y Excel filtrará la lista

Para volver a mostrar todas las líneas usamos el menú Datos—Filtro—Mostrar todo
Al escribir los criterios en distintas líneas estamos indicando a Excel que queremos usar el operador O (OR). Si queremos usar el operador Y (AND) tenemos que poner los criterios en la misma línea. Por ejemplo, si queremos mostrar solo aquellos cuyo nombre empieza con la letra R y son mayores de 30 años
Nótese que usamos R* como criterio.

También podemos combinar operadores Y (AND) y O (OR)

También podemos usar fórmulas como criterio. Para esto deben cumplirse dos condiciones:
1 - que den como resultado un valor VERDADERO o FALSO.
2 – el encabezamiento del rango de criterios debe ser distinto del encabezamiento de la columna de datos

Por ejemplo, queremos mostrar sólo aquellos nombres cuya edad sea menor que la edad promedio de la lista. En el rango de criterios ponemos esta fórmula
http://jldexcelsp.blogspot.com/2007/03/usando-filtro-avanzado-en-excel.html

Otro ejemplo sería mostrar aquellos nombres que aparecen más de una vez. Para eso usaremos la fórmula = CONTAR.SI ($A$6:$A$15,A6) >1

Otra gran ventaja de Filtro Avanzado es que nos permite copiar la lista filtrada a otra ubicación en la hoja. Volviendo sobre el ejemplo anterior, marcamos la posibilidad "Copiar a otro lugar", por ejemplo a D1.

Como podemos ver, Filtro Avanzado permite filtrar listas de maneras que no serían posibles con Autofiltro.